Segundo Grogan, o processo de Referência envolve oito etapas decisórias: problema, necessidade de informação, questão inicial, questão negociada, estratégia de busca, processo de busca, resposta e solução. Nesse contexto, a questão negociada trata da(o)
a) escolha e definição dos vários caminhos possíveis de pesquisa, que podem ser por categoria, fonte ou ponto de acesso mais promissor, conforme as expectativas de resultado delineadas pelo usuário na formulação da questão inicial.
b) comparação da questão inicial, enunciada pelo usuário, com a maneira como as informações são organizadas na biblioteca, levando, às vezes, à redefinição, para permitir um cotejo mais adequado com a terminologia e a estrutura das fontes a serem consultadas.
c) busca flexível o suficiente para comportar mudanças de curso na pesquisa, independente da expectativa delineada na questão inicial, em face da redução, ampliação ou redefinição dessa questão no andamento da pesquisa.
d) avaliação das fontes disponíveis para verificar se estão de acordo com as expectativas de informação – corrente ou retrospectiva – apontadas pelo usuário ao indicar o problema e delimitar sua necessidade de informação.
e) exame das possibilidades de uso da informação solicitada, de modo a garantir sua qualidade e possibilidades de uso, como resposta e solução, reduzindo ou inviabilizando erros na escolha da estratégia e no processo de busca.