A implementação de um programa de gestão de documentos
arquivísticos, segundo o Conselho Nacional de Arquivos, deve
garantir a manutenção das características do documento
arquivístico por meio da adoção de um conjunto exigências.
Nesse sentido, para garantir a
a) relação orgânica, deve-se assegurar que os documentos
arquivísticos sejam produzidos no momento em que ocorre a
ação ou imediatamente após, por pessoas diretamente
envolvidas na condução das atividades e devidamente
autorizadas.
b) autenticidade, deve-se prever a identificação de cada
documento individualmente, sem perder de vista o conjunto
de relações que o envolve.
c) confiabilidade, deve-se registrar e manter as relações entre os
documentos e a sequência das atividades realizadas, por meio
da aplicação de um plano de classificação.
d) acessibilidade, deve-se garantir a transmissão de documentos
para outros sistemas sem perda de informação e de
funcionalidade.
e) unicidade, deve-se garantir a identidade e integridade dos
documentos arquivísticos.