Considerando-se que, na elaboração de instrumentos de pesquisa, deve-se partir do geral para o particular, o inventário deve ser o primeiro instrumento a ser elaborado, visto que ele fornece uma visão plena dos fundos e de todos os conjuntos documentais que fazem parte do arquivo.

Na operação denominada descrição de documentos, são fornecidas as autorias, a caracterização das tipologias do documento, a função implícita, os assuntos e as datas (tópica e cronológica).

A descrição consiste em um conjunto de ferramentas e de tarefas com o objetivo de informar sobre o conteúdo dos documentos.

Os atestados, certidões, traslados e cópias certificadas pertencem à categoria de documentos testemunhais de assentamento.

O documento público pode ser estudado a partir da matéria, do meio e do conteúdo. Quanto ao meio, este pode ser físico - tipologia da espécie documentária - ou funcional - distinção entre original e cópia.

O arquivista, devido ao princípio da santidade, não pode alterar o arranjo dado aos documentos pelo órgão de origem, ainda que ele seja ininteligível, cabendo ao arquivista resolver o problema na descrição.

Na arquivologia, diferentemente do que ocorre na biblioteconomia, não se trabalha com documentos múltiplos nem com tipologias uniformes, passíveis de se submeterem a uma estrita normalização de processamento técnico.

O formato dado a um documento de arquivo é o fator que determina o uso e o destino de armazenamento futuro desse documento.

Entre as características da classificação, inclui-se a capacidade descritiva.

A justificativa para organização de arquivos de órgãos públicos está na ordem direta do interesse de três tipos de usuários que deles fazem uso: o administrador, o cidadão e o pesquisador.

O documento de arquivo é um tipo de material que tem como objetivo principal informar para instruir ou ensinar