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Caso um documento do conjunto ou série seja acidentalmente omitido no processo de microfilmagem, este deve ser imediatamente microfilmado e inserido, por meio de emenda, no filme original na sequência correta; no final do rolo, deve ser acrescentada imagem contendo relatório referente a tal procedimento.
Arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos em decorrência de suas funções administrativas, por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
A eliminação de qualquer documento produzido por instituições públicas ou de caráter público pode ser realizada mediante determinação da autoridade máxima dessas instituições.
A Constituição Federal de 1988 garante, exclusivamente ao cidadão nascido no Brasil, o acesso a toda e qualquer informação de seu interesse particular que conste em documentos pertencentes a órgãos públicos.
Compete unicamente à esfera federal legislar tanto sobre proteção quanto sobre responsabilidade por dano ao patrimônio histórico, cultural e artístico.
Cada rolo de microfilme deve trazer uma imagem de abertura, em que conste, na parte superior título, identificação e numeração sequencial; e, imediatamente abaixo, os descritores para indexação.
A legislação brasileira apenas autoriza a microfilmagem de documentos públicos ou oficiais já arquivados.
O cidadão que testemunhar ato lesivo ao patrimônio público ou ao patrimônio histórico e cultural deve apresentar denúncia ao Ministério Público da União, a única parte legítima para propor ação popular com o objetivo de anular o ato lesivo.
As microformas, que resultam da microfilmagem de documentos públicos ou oficiais, bem como as certidões e os traslados originários de microfilmes e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzem efeitos em juízo, desde que feitas e autenticadas por entidades autorizadas e em conformidade com a lei.
Cabe ao Poder Judiciário determinar a exibição reservada de informações classificadas como sigilosas, sempre que forem indispensáveis à defesa de direito do cidadão ou ao esclarecimento de situação pessoal da parte interessada.
Documento convencional é a denominação utilizada pelo CONARQ para se referir a todos os documentos arquivísticos não digitais.
Documentos e informações que afetem o direito à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas poderão ser considerados sigilosos.
Compete à União, aos estados, ao Distrito Federal e aos municípios proteger os bens de valor histórico, artístico e cultural, entre eles, os documentos de arquivo, a fim de impedir a sua evasão, destruição ou descaracterização.
Além dos arquivos do Poder Executivo, do Legislativo e do Judiciário, também integram o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), mediante acordo ou ajuste com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), os arquivos de pessoas físicas e jurídicas de direito privado.
O direito de receber informações dos órgãos públicos é restrito, pois não se aplica àquelas cujo sigilo seja imprescindível para a segurança da sociedade e do Estado.
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