A microfilmagem é indicada para documentos com prazos de guarda entre um e três anos.

No processo de microfilmagem, o filme original e o filme cópia devem ser armazenados em locais distintos.

Na microfilmagem de substituição, os documentos originais podem ser eliminados após a reprodução, incluindo-se aqueles de valor permanente.

A baixa velocidade de recuperação, o acesso individual e a perda de resolução devido a cópias sucessivas constituem desvantagens da microfilmagem.

O filme com os documentos microfilmados deve conter, obrigatoriamente, a imagem de abertura e, opcionalmente, o termo de encerramento.

A microfilmagem sistemática de séries ou de fundos inteiros deve ser efetuada em caráter excepcional.