Prova de Arquivologia: Documentos Corrente e Intermediário - MPU (CESPE)

Os prazos de guarda dos documentos nos arquivos do tipo corrente e intermediário devem ser definidos com base na legislação pertinente e nas necessidades administrativas.

A destinação final dos documentos deve ser a eliminação, a guarda temporária no arquivo intermediário, a guarda permanente ou a eliminação por amostragem.

A ênfase ao valor primário é característica marcante dos documentos de um arquivo corrente, condição não verificada nas outras idades documentais.

Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos.

O arquivo permanente é uma extensão do arquivo intermediário, tendo este último a única função de evitar a transferência prematura de documentos do arquivo corrente para o arquivo permanente.

A análise e a avaliação dos documentos para o estabelecimento dos prazos de guarda fazem parte da fase de destinação.

O processo de avaliação de um documento tem como resultado a elaboração da tabela de temporalidade do documento.

A produção, uma das fases básicas da gestão de documentos, engloba as seguintes atividades de protocolo: recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação dos documentos.

A função do arquivo intermediário é possibilitar o armazenamento de documentos que, embora usados com pouca frequência, devem ser mantidos, por questões legais, fiscais, técnicas ou administrativas.

Na fase de produção de documentos, o arquivista deve evitar a duplicação e a emissão de vias desnecessárias, além de poder sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários.

Dada a importância da preservação dos documentos que compõem o arquivo corrente de determinado setor de trabalho, recomenda-se o arquivamento desses documentos em local afastado do referido setor.