A redação de documentos oficiais deve obedecer a determinadas regras formais, tais como impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem e formalidade de tratamento.

Nos documentos que seguem o padrão ofício, deve constar o campo assunto.

Em comunicações oficiais, a linguagem técnica deve ser empregada apenas em situações que a exijam, devendo ser evitado seu uso indiscriminado, a fim de se garantir a máxima clareza e concisão.

Em uma correspondência oficial enviada por determinada entidade da administração pública indireta ao presidente do Congresso Nacional, para tratar de assuntos de relevante interesse público, deve-se empregar o vocativo “Senhor”, acompanhado do cargo respectivo, escrevendo-se Senhor Presidente do Congresso Nacional.

O uso do padrão culto nos atos e comunicações oficiais deve atender à finalidade do documento redigido, razão pela qual, na elaboração de documentos da administração pública, deve-se primar pelo emprego do jargão burocrático, próprio à natureza desses expedientes.

Em decorrência da finalidade dos expedientes oficiais de prestar informações claras e objetivas aos cidadãos e, quanto aos atos oficiais, de regular o funcionamento dos órgãos e entidades públicos e estabelecer regras de conduta social, é imprescindível que a linguagem adotada nos documentos oficiais seja facilmente compreensível por todos.

A formalidade de tratamento está vinculada à uniformidade, à polidez e à civilidade.

É proibido o emprego do correio eletrônico nas comunicações oficiais, em face de seu caráter informal, que não atende às características precípuas da redação oficial, quais sejam, necessária formalidade, padronização e impessoalidade.