ANTAQ - Arquivologia - Analista Administrativo

Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela de temporalidade de documentos, elaborada pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), devem ser submetidos às comissões permanentes de avaliação de documentos dos órgãos envolvidos, que estabelecerão os prazos de guarda e destinação, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.

Organizadas sob a forma de sistema, as atividades de gestão de documentos no âmbito da administração pública federal fazem parte do Sistema de Serviços Gerais (SISG).

Uma das possibilidades previstas por dispositivos legais para se evitar o grande volume documental acumulado pelas organizações públicas é a contratação de empresas especializadas em guarda de documentos públicos.

Os órgãos públicos federais deverão publicar, no Diário Oficial da União, os editais da eliminação de documentos amparada em processo avaliativo, mesmo que o órgão não adote tabela de temporalidade.

A listagem de eliminação de documentos, cujo objetivo é registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados, constitui-se, entre outros, dos seguintes itens: cabeçalho, código do assunto, assunto/série, dataslimite, quantidade e especificação das unidades de arquivamento e observações.

Ao ser implantado um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos no âmbito de uma gestão arquivística de documentos digitais, devem ser adotados requisitos funcionais, requisitos não funcionais e metadados, conforme estabelecido pelo Conselho Nacional de Arquivos.

Os requisitos funcionais do sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos são: utilização de padrões abertos; independência de fornecedor; integração com sistemas legados; conformidade com a legislação e os padrões de interoperabilidade do governo; atendimento a usuários internos e externos; facilidade de utilização; desempenho.

A legislação arquivística brasileira, diferentemente do que ocorre na maioria dos países, não faz referência à avaliação e à eliminação de documentos arquivísticos digitais.

Os documentos arquivísticos digitais transferidos ou recolhidos às instituições arquivísticas públicas devem ser previamente identificados e classificados bem como ter asseguradas a integridade e a confiabilidade.

Para se garantir a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais, estes deverão estar sob a forma criptografada quando forem transferidos ou recolhidos a instituição arquivística pública.

Na microfilmagem, pode ser utilizado qualquer grau de redução, devendo o armazenamento do filme original ser feito em local diferente daquele em que se encontra o respectivo filme-cópia.

A manutenção e a atualização do ambiente tecnológico relacionado a software, hardware, formatos de arquivo e mídias de armazenamento digital estão relacionadas diretamente com a questão da preservação digital.