ANTAQ - Arquivologia - Técnico Administrativo

O recolhimento é a passagem dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermediários e tem como objetivo racionalizar os trabalhos de arquivamento e de localização dos documentos, liberando espaços e economizando recursos materiais.

Os documentos de arquivo não são objeto de coleção, mas produtos e subprodutos das funções e das atividades de uma organização pública ou privada e das atividades de uma pessoa física.

O método de avaliação dos documentos de um arquivo aplica-se a unidades isoladas e não ao conjunto dos documentos.

O arquivo intermediário é constituído de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa.

Na expedição dos documentos, deve-se expedir a cópia do documento, com os anexos, se for o caso, e encaminhar o original, acompanhado dos antecedentes que deram origem a ele, ao arquivo.

Na ordenação geográfica de documentos relativos à correspondência com outros países, deve-se alfabetar em primeiro lugar o país, seguido da cidade e do correspondente. Por exemplo: França Paris - Duchein, Michel.

O método numérico simples determina a numeração sequencial dos documentos, dispondo os números em três grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: 52-63-19.

No arquivamento por assunto, pode ser adotado o método alfabético ou o método numérico. O método alfabético deve ser aplicado quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada forem pequenos.