Simulado: Câmara de Jaboticabal SP - Arquivologia

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Q27787 • Arquivologia • VUNESP • Câmara de Jaboticabal SP • Agente Administrativo
Arquivo é um conjunto orgânico de documentos que, independentemente de sua data, forma e suporte material, no exercício de uma atividade empresarial, seja ela no âmbito privado ou público, visa conservar informações e documentos. No arquivamento deve-se levar em conta a Teoria das Três Idades: corrente, intermediária e permanente. Segundo essa teoria, os arquivos (conjunto de documentos) passam por três estágios distintos de arquivamento, de acordo com o uso que se faz dos documentos: corrente, intermediário e permanente.

Considera-se arquivo intermediário aquele constituído de documentos
- a) que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados para embasar assuntos idênticos. A permanência dos documentos em arquivos intermediários é temporária.
- b) que já cumpriram as finalidades de sua criação, mas são preservados em razão de seu valor probatório, informativo, cultural, de pesquisa por parte da entidade que o produziu ou por terceiros (valor secundário).
- c) em curso ou frequentemente consultados e de uso exclusivo da fonte geradora. Seu uso caracteriza-se pelo valor primário dos documentos, isto é, atender às finalidades de sua criação.
- d) cuja validade legal já expirou e de uso exclusivo de instituições privadas. Seu uso caracteriza-se pelo valor terciário dos documentos, isto é, atender à guarda final de seus documentos para fins de auditoria.
- e) jurídicos que são utilizados esporadicamente, mas com consulta legal. Seu uso caracteriza-se pela apresentação desses documentos para fins de comprovação de negócios e para a sua atribuição contábil.
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Q27788 • Arquivologia • VUNESP • Câmara de Jaboticabal SP • Agente Administrativo
Método de Arquivamento é uma sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade.

Um dos métodos utilizados no gerenciamento dos documentos nas organizações é o Método Alfabético Variadex,
- a) utilizado para codificar os assuntos por meio da combinação de letras em lugar de números. As letras são consideradas símbolos, pelo fato de esse método pretender auxiliar a memória do arquivista, a fim de possibilitar, de forma mais ágil, a recuperação da informação.
- b) que acrescenta cores às letras. Trabalha-se com cinco cores diferentes que são atribuídas em função da segunda letra do nome de entrada no arquivo. As guias são coloridas e as notações alfabéticas.
- c) que é usado para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais. Combina letras, números e cores específicas para cada tipo de pasta de acordo com a alfabetação.
- d) em que há a junção de números aos nomes e é o elemento principal de identificação. Usado, sobretudo, quando há um grande volume de documentos, a fim de se reduzirem erros no arquivamento.
- e) que utiliza para cada documento uma “ficha índice" que fornece uma descrição minuciosa dos documentos a que se refere, localização, data e pasta/gaveta onde está arquivado o documento.
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Q27789 • Arquivologia • VUNESP • Câmara de Jaboticabal SP • Agente Administrativo
Para uma sistemática de funcionamento dos arquivos, as pastas precisam de identificação de acordo com o método utilizado para se guardarem os documentos.

A fim de nomear ou numerar as pastas em arquivamento utilizam-se
- a) etiquetas autoadesivas.
- b) visores.
- c) tiras numeradas.
- d) post-it.
- e) viseiras.
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Q27790 • Arquivologia • VUNESP • Câmara de Jaboticabal SP • Agente Administrativo
Ao conjunto de tecnologias que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos dá-se o nome de
- a) GED – Gerenciamento Eletrônico de Documento
- b) GED – Gerenciamento Específico de Documento
- c) GED – Gerenciamento Estratégico de Documentos
- d) GED – Gerenciamento Eficaz de Documentos
- e) GED – Gerenciamento Estatístico de Documentos

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