Câmara de Jaboticabal SP - Arquivologia - Agente Administrativo

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Desempenho Global

118Resoluções

52%Média

MédioDificuldade

Arquivologia

•

VUNESP

•

Agente Administrativo

•

Câmara de Jaboticabal SP

•

Ensino Médio

Questão

Arquivo é um conjunto orgânico de documentos que, independentemente de sua data, forma e suporte material, no exercício de uma atividade empresarial, seja ela no âmbito privado ou público, visa conservar informações e documentos. No arquivamento deve-se levar em conta a Teoria das Três Idades: corrente, intermediária e permanente. Segundo essa teoria, os arquivos (conjunto de documentos) passam por três estágios distintos de arquivamento, de acordo com o uso que se faz dos documentos: corrente, intermediário e permanente.

Considera-se arquivo intermediário aquele constituído de documentos

que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados para embasar assuntos idênticos. A permanência dos documentos em arquivos intermediários é temporária.

que já cumpriram as finalidades de sua criação, mas são preservados em razão de seu valor probatório, informativo, cultural, de pesquisa por parte da entidade que o produziu ou por terceiros (valor secundário).

em curso ou frequentemente consultados e de uso exclusivo da fonte geradora. Seu uso caracteriza-se pelo valor primário dos documentos, isto é, atender às finalidades de sua criação.

cuja validade legal já expirou e de uso exclusivo de instituições privadas. Seu uso caracteriza-se pelo valor terciário dos documentos, isto é, atender à guarda final de seus documentos para fins de auditoria.

jurídicos que são utilizados esporadicamente, mas com consulta legal. Seu uso caracteriza-se pela apresentação desses documentos para fins de comprovação de negócios e para a sua atribuição contábil.

Questão

Método de Arquivamento é uma sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade.

Um dos métodos utilizados no gerenciamento dos documentos nas organizações é o Método Alfabético Variadex,

utilizado para codificar os assuntos por meio da combinação de letras em lugar de números. As letras são consideradas símbolos, pelo fato de esse método pretender auxiliar a memória do arquivista, a fim de possibilitar, de forma mais ágil, a recuperação da informação.

que acrescenta cores às letras. Trabalha-se com cinco cores diferentes que são atribuídas em função da segunda letra do nome de entrada no arquivo. As guias são coloridas e as notações alfabéticas.

que é usado para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais. Combina letras, números e cores específicas para cada tipo de pasta de acordo com a alfabetação.

em que há a junção de números aos nomes e é o elemento principal de identificação. Usado, sobretudo, quando há um grande volume de documentos, a fim de se reduzirem erros no arquivamento.

que utiliza para cada documento uma “ficha índice" que fornece uma descrição minuciosa dos documentos a que se refere, localização, data e pasta/gaveta onde está arquivado o documento.

Questão

Para uma sistemática de funcionamento dos arquivos, as pastas precisam de identificação de acordo com o método utilizado para se guardarem os documentos.

A fim de nomear ou numerar as pastas em arquivamento utilizam-se

Questão

Ao conjunto de tecnologias que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos dá-se o nome de

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documento

GED – Gerenciamento Específico de Documento

GED – Gerenciamento Estratégico de Documentos

GED – Gerenciamento Eficaz de Documentos

GED – Gerenciamento Estatístico de Documentos

Notificações

Nada por aqui

Questão

que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados para embasar assuntos idênticos. A permanência dos documentos em arquivos intermediários é temporária.

em curso ou frequentemente consultados e de uso exclusivo da fonte geradora. Seu uso caracteriza-se pelo valor primário dos documentos, isto é, atender às finalidades de sua criação.

Questão

que é usado para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais. Combina letras, números e cores específicas para cada tipo de pasta de acordo com a alfabetação.

em que há a junção de números aos nomes e é o elemento principal de identificação. Usado, sobretudo, quando há um grande volume de documentos, a fim de se reduzirem erros no arquivamento.

que utiliza para cada documento uma “ficha índice" que fornece uma descrição minuciosa dos documentos a que se refere, localização, data e pasta/gaveta onde está arquivado o documento.

Questão

Ao conjunto de tecnologias que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos dá-se o nome de

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documento

GED – Gerenciamento Específico de Documento

GED – Gerenciamento Estratégico de Documentos

GED – Gerenciamento Eficaz de Documentos

GED – Gerenciamento Estatístico de Documentos