O documento de arquivo somente adquire sentido se
relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de
retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou esse
documento.
O princípio de respeito aos fundos é fundamental para a
ordenação dos acervos arquivísticos de terceira idade, o que
torna evidente que a estrutura e o funcionamento da
administração são os elementos que guiam o arranjo dos
documentos.
A instabilidade institucional, uma das principais
características da administração pública brasileira,
geralmente motivada pela fusão, separação, extinção e
criação de órgãos públicos, enseja uma série de problemas
para a gestão dos arquivos desses órgãos. Para lidar com
esses problemas, o princípio da pertinência é o conceito
adequado.
Um dos critérios para que uma instituição pública ou privada
constitua um fundo de arquivo é possuir atribuições precisas
e estáveis, definidas por um texto com valor legal ou
regulamentar.