As informações contidas nos documentos de arquivo são produzidas no ambiente interno da organização ou são recebidas do ambiente externo e têm uma relação direta ou indireta com a missão dessa organização.

A teoria dos valores de documentos, concebida por Schellenberg, apesar da sua importância para a avaliação de documentos, não permite definir se o documento é da fase corrente, da intermediária ou da permanente.

Uma das funções do diagnóstico da situação arquivística é reunir informações suficientes para a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade de documentos de arquivo.

Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituição pública ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermediário dessa instituição, são também considerados de valor secundário.

O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por suas características, faz parte das atividades dos arquivos correntes.

O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, é restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com autorização da instituição que os acumulou.