Os arquivos funcionam como a memória dos produtores de documentos e da sociedade em geral e servem, em primeira instância, para apoiar o gerenciamento operacional.

A função de herança cultural é, às vezes, atribuída aos arquivos que não foram criados deliberadamente como lembrança de um passado ilustre.

A função secundária dos arquivos é inerente aos próprios documentos. É a conseqüência da ação deliberada de pessoas, famílias, comunidades, governos e nações em acrescentar os arquivos à sua memória coletiva.

O contexto arquivístico é formado por todos os fatores ambientais que determinam como os documentos são gerados, estruturados, administrados e interpretados.

A função do arquivo, de documentar processos de trabalho, é desempenhada de maneira ideal se a estrutura lógica e funcional do arquivo for uma representação adequada do formato dos documentos.

A qualidade da informação relacionada a processos depende da qualidade e da estabilidade dos vínculos entre a informação e os seus processos geradores.

O meio, o suporte e a função limitam o conceito de documento de arquivo.

O documento de arquivo é fonte de prova e esse potencial probatório advém das seguintes características desse tipo de documento: autenticidade, naturalidade, imparcialidade, inter- relacionamento e unicidade.