Ministério do Esporte - Arquivologia - Agente Administrativo

As atividades dos arquivos correntes são as seguintes: recolhimento de documentos, preparação de catálogo seletivo, eliminação de documentos e preparação de amostragem documental.

O registro de documentos consiste na identificação de procedência, espécie, número e data do documento, primeira distribuição, entre outros elementos.

Desmembramento é o ato pelo qual um processo, tendo deixado de atender as formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão de origem a fim de que sejam corrigidas ou sanadas as falhas apontadas.

A decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação é conhecida como despacho.

Correspondência é toda espécie de comunicação escrita que circula nos órgãos ou entidades, à exceção dos processos. Quanto à sua natureza, a correspondência classifica-se em interna ou externa, oficial ou particular, recebida ou expedida.

A autuação ou formação do processo deve ser realizada, obrigatoriamente, por meio de um documento original.

Documentos reservados são aqueles cuja tramitação requer maior celeridade que a rotineira. Entre esses tipos de documentos, incluem-se pedidos de informação oriundos do Poder Executivo, do Poder Judiciário e das casas do Congresso Nacional; mandados de segurança; licitações judiciais ou administrativas; pedidos de exoneração ou dispensa; demissão; auxílio-funeral; diárias para afastamento da instituição; folhas de pagamento; e outros que, por conveniência da administração ou por força de lei, exijam tramitação preferencial.

Um processo em um ministério pode ser encerrado, por exemplo, pelo cumprimento dos compromissos arbitrados ou quando seu desenvolvimento foi interrompido por período superior a um ano, por omissão da parte interessada.