Arquivologia - Gestão de Documentos Arquivos Corrente e Intermediário

O valor primário dos documentos no arquivo intermediário é crescente.

Os documentos, antes de serem recolhidos ao arquivo permanente, passam obrigatoriamente pelo arquivo intermediário.

Em órgão público ou empresa privada, o arquivo intermediário surge da aplicação de plano ou código de classificação e de tabela de temporalidade.

O registro, uma das operações técnicas do sistema informatizado de gestão arquivística de documentos de arquivo, é desenvolvido pelo setor de protocolo.

A presença de valor informativo no documento constitui-se em prova da organização e do funcionamento do órgão que o produziu.

O nível de classificação denominado classe resulta do princípio de classificação que dá origem às unidades de classificação.

A proposta de quatro idades documentais é, na verdade, um desdobramento da idade intermediária em duas fases: uma mais próxima e outra mais distante dos usuários diretos.

Identifica-se a existência de valor probatório no documento com base nas informações, nele contidas, acerca de pessoas, entidades, problemas, condições, entre outras.

Na ausência de legislação que disponha sobre prazos de guarda de documentos, estes devem ser definidos com base nas necessidades administrativas do órgão público ou da empresa privada.

Os documentos, assim que encerrado o seu prazo de guarda nos arquivos correntes, são eliminados, transferidos ao arquivo intermediário ou recolhidos ao arquivo permanente.

Na avaliação de documentos arquivísticos, para se determinar a permanência ou a eliminação dos documentos, devem ser considerados o volume geral atual dos conjuntos documentais e seu índice de acumulação anual.

O setor de protocolo também é responsável pelo recebimento, pela movimentação e expedição dos documentos.

Os prazos de prescrição da ação e de precaução são elementos importantes a serem considerados na definição do tempo de guarda do documento no arquivo intermediário.

Os documentos devem ser classificados por meio de um plano ou código de classificação, após o cumprimento dos prazos de guarda nos arquivos correntes.

A fase arquivística, o serviço ou depósito de armazenamento temporário estão associados ao conceito de arquivo intermediário.

A tramitação é uma atividade desenvolvida pelos setores de trabalho responsáveis pela demanda contida nos documentos, não sendo uma atividade de protocolo.

Diz-se, do conteúdo de processo judicial, que é extensivo, porque abrange dados acerca de assuntos concretos e bem definidos.

O protocolo está vinculado técnica e administrativamente ao arquivo intermediário.

O autor do documento, o seu destinatário e o conteúdo da mensagem nele contido são os elementos que definem os caracteres internos dos documentos.