Quando o setor de Protocolo é centralizado, os documentos e atividades de controle ficam em um único local na organização

Após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem de chegada ao arquivo 

São vantagens do sistema descentralizado: treinamento mais eficiente de pessoal de arquivo, maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos e nítida delimitação de responsabilidades 

A tramitação é um conjunto de procedimentos formais definidos pela empresa. É o caminho que o documento percorre desde sua entrada na empresa até chegar ao seu destinatário (cumprir sua função)

A distribuição é a entrega dos documentos para os respectivos destinatários