É voz corrente no disciplinamento da arquivologia, que a
avaliação de documentos se refira a um processo de análise e
de seleção de documentos. Dessa maneira, precisa objetivar o
estabelecimento de prazos para sua guarda nas fases corrente,
intermediária e destinação final, ou seja, a eliminação ou o
recolhimento para guarda permanente. Nesse aspecto, essa
avaliação é composta pela
a) análise multidisciplinar que permite a identificação dos
valores dos documentos e contribui decisivamente para a
racionalização dos arquivos, para a agilidade e a eficiência
administrativa, bem como para a preservação do patrimônio
documental.
b) análise singular, realizada a partir da determinação dos
valores informacionais consagrados pela organização,
bem como das determinações advindas da direção ou da
presidência da organização.
c) análise individualizada a ser realizada por cada repartição
da organização, tendo como realizador da análise a chefia
imediata do setor a que se refere a informação.
d) análise multifatorial que busca identificar o grau de
importância de cada documento, contribuindo para a
racionalização das operações informacionais e documentais
da organização.
e) análise técnica e legal, que tem o objetivo de classificar
o processo documental sob o aspecto da legalidade e
representatividade, com base nos fluxos informacionais da
organização, gerando assim credibilidade e previsibilidade
da guarda ou do descarte documental.