Ana, a secretária acadêmica de uma instituição de ensino superior, está revisando o protocolo de comunicação da universidade para assegurar que os comunicados sejam eficazes e alcancem todos os membros da comunidade acadêmica. A universidade enfrentou desafios no passado com a dispersão ineficaz de informações importantes, resultando em confusões e reclamações. O objetivo de Ana é melhorar a clareza, o alcance e a prontidão dos comunicados institucionais. Qual das seguintes estratégias Ana deveria priorizar para maximizar a eficácia dos comunicados na universidade?