Considerando que se deve construir ou adaptar um espaço físico capaz de atender à guarda de acervos arquivísticos de caráter permanente, julgue os itens seguintes, tendo em vista a preservação e o acesso aos acervos.

As construções amplas com grandes vãos são mais eficientes que os espaços menores e compactos para a manutenção das condições ambientais necessárias à preservação de acervos arquivísticos.

Assinale com V a(s) afirmativa(s) Verdadeira(s) e com F, a(s) afirmativa(s) Falsa(s). Para se organizar um arquivo percorrem-se as etapas:

( ) Colheita de dados e colheita de informações.

( ) Estudo analítico de informações e dados colhidos.

( ) Planejamento, implantação e acompanhamento.

Assinale a alternativa CORRETA.

Julgue os itens que se seguem, a respeito das partes a serem incluídas na elaboração do manual de procedimentos do arquivo da ANVISA.

As listagens dos conjuntos documentais descartados periodicamente devem ser anexadas ao final do manual.

Acerca do arquivamento de documentos e procedimentos administrativos, julgue os itens seguintes.

O diretor da empresa é o responsável pelo controle e repasse das ações administrativas das unidades.

Seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora visam a distribuir os documentos de um arquivo. Essa definição corresponde a

Julgue os itens seguintes, a respeito dos procedimentos a serem adotados na elaboração do diagnóstico do acervo arquivístico acumulado pela ANVISA e de sua aplicabilidade.

A elaboração do diagnóstico contempla essencialmente os documentos em fase intermediária.

Acerca de arquivamento e de procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir.

Quanto às rotinas de trabalho inerentes à gestão de documentos, julgue os itens a seguir.

O arquivo corrente deverá encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente.

Com relação à redação técnica de documentos oficiais, ao tratamento de correspondências recebidas e uso de serviços postais, podemos afirmar que o correto é:

O arquivo corrente é constituído de documentos freqüentemente consultados para tomada de decisões das administrações. Segundo Marilena Leite Paes (Arquivo, teoria e prática, 2002:54), no cumprimento de sua função, muitas vezes responde ainda pelas atividades de protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo/consulta e destinação dos documentos, razão pela qual encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgão de Protocolo e Arquivo, ou outra similar. Baseado nesta afirmativa assinale a alternativa correta.

Julgue os itens que se seguem, a respeito das partes a serem incluídas na elaboração do manual de procedimentos do arquivo da ANVISA.

Os modelos dos formulários a serem adotados no processo de transferência dos documentos devem ser incluídos no manual.

Julgue os itens que se seguem, a respeito das partes a serem incluídas na elaboração do manual de procedimentos do arquivo da ANVISA.

Em uma das partes do manual, devem constar os procedimentos adotados no acondicionamento do acervo arquivístico.

O método de indexação coordenada, amplamente divulgado e utilizado em arquivos e bibliotecas, caracteriza-se:

I. pela atribuição de número de registro em ordem crescente em ficha-índice, com a finalidade de identificar e localizar o documento quando solicitado;
II. pelo registro, em ficha-índice, dos dados encontrados nos documentos sob a forma de palavras-chave ou de termos de um Thesaurus;
III. pela aplicação em documentos especiais tais como plantas, filmes, fotografias, etc.

Assinale:

Julgue os itens seguintes, a respeito dos procedimentos a serem adotados na elaboração do diagnóstico do acervo arquivístico acumulado pela ANVISA e de sua aplicabilidade.

Do instrumento para a elaboração do diagnóstico, deve constar campo específico para a identificação do estado de conservação das unidades de armazenamento existentes.

Julgue os itens seguintes, a respeito dos procedimentos a serem adotados na elaboração do diagnóstico do acervo arquivístico acumulado pela ANVISA e de sua aplicabilidade.

O diagnóstico fornece subsídio à implantação do sistema de arquivo para a ANVISA.

Julgue os itens seguintes, a respeito dos procedimentos a serem adotados na elaboração do diagnóstico do acervo arquivístico acumulado pela ANVISA e de sua aplicabilidade.

O diagnóstico deve limitar-se a registrar as tipologias documentais produzidas com maior freqüência nos setores da instituição.

Quanto às rotinas de trabalho inerentes à gestão de documentos, julgue os itens a seguir.

O acervo de depósitos intermediários é constituído de papéis que não estão mais em uso corrente.

Quanto às rotinas de trabalho inerentes à gestão de documentos, julgue os itens a seguir.

O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.

        Em determinado arquivo corrente optou-se pelo método básico alfabético. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas têm sobrenome igual, João Villa-Lobos e Otávio Villa-Lobos. Havia também três pessoas com sobrenome Santos, José dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mesmo arquivo, existiam mais duas pessoas: uma chamava-se Marcelo da Câmara e a outra Juvenal de Almeida. Apareciam também situações de pessoas cujo sobrenome exprimiam graus de parentesco, como Antônio Almeida Neto e Pedro Carvalho Filho. Havia dois autores espanhóis, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Baños Molinero, e dois autores orientais, Li Yutang e Yoshi Matsue.

Observando as regras do método de arquivamento alfabético e a situação hipotética apresentada, julgue os itens que se seguem.

Entre as pessoas com sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. Assim, na hipótese apresentada, o correto seria arquivar Lobos, João Villa antes de Lobos, Otávio Villa.

Existem vários métodos que utilizam números e são sempre mais eficientes que os outros métodos. Os principais são: o numérico simples, o numérico-cronológico, o variadex, o ideográfico, o decimal e o dígito-terminal.

O arquivo corrente é composto pelos documentos em tramitação ou que, mesmo sem movimentação, continuam estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e, por isso, são objeto de consultas freqüentes pela entidade que os produziu ou acumulou.