Simulado: Prefeitura de Belo Horizonte MG - Redação Oficial - Assistente Administrativo

além do efeito estético, influencia no custo do documento produzido.

dispensa um tamanho desnecessário de margens.

reduz o espaço útil de impressão, requerendo mais páginas para inserir o conteúdo.

reserva um espaço mínimo suficiente para manuseio e arquivamento do documento.

Além de ser usado somente para assuntos profissionais, o e-mail individual deve, preferencialmente, ser destinado a assuntos de interesse exclusivo da pessoa a quem é designado e que não seja necessário dar conhecimento aos demais integrantes da unidade.

Há dois tipos de caixa postal de correio eletrônico na PBH: a caixa institucional da unidade administrativa e a caixa institucional individual.

O domínio @pbh.gov.br só deve ser usado para interesse da Administração Pública e deve ser restrito a assuntos de trabalho.

Os assuntos da unidade devem ser tratados por meio do e-mail individual, o que facilita a organização e o histórico de seu conteúdo informacional, bem como o acesso às informações, quando da mudança de seu titular responsável.

a data

a denominação do documento.

o nome e a sigla do órgão de subordinação.

o número do processo.

numerar os parágrafos para facilitar as respostas dos assuntos neles tratados, quando os ofícios forem muito extensos.

abordar um assunto em cada ofício, isso porque, abordando mais de um assunto, corre-se o risco de dificultar suas respectivas resoluções, uma vez que cada um pode ter um trâmite diferenciado.

usá-lo para assuntos menos relevantes, tais como solicitar reservas de salas para reunião, solicitar lanches para reuniões, agradecer presença em eventos, etc.

substituí-lo por outros tipos de documentos, tais como o e-mail (que oferece maior agilidade e praticidade), um parecer técnico, um relatório, um cartão de agradecimento, se for o caso, ou ainda um formulário específico para o procedimento.

A numeração dos Ofícios-Circulares recomeça a cada ano.

Cada unidade administrativa deve ter seu próprio controle e numeração, e esse número é dependente do número de controle de Ofícios emitidos.

O Ofício-Circular recebe numeração de controle da unidade de origem, ou seja, da unidade emissora.

Um Ofício-Circular é reproduzido em vias ou cópias de igual teor que são enviadas, simultaneamente, a destinatários diversos.