Em termos de redação oficial, não se concebe que um ato normativo de qualquer natureza seja redigido de forma obscura, que dificulte ou impossibilite sua compreensão. A transparência do sentido dos atos normativos, bem como sua inteligibilidade, são requisitos do próprio Estado de Direito, sendo inaceitável que um texto legal deixe de ser entendido pelos cidadãos, e isto implica, necessariamente, em clareza e concisão na publicidade. Nesse quadro, fica claro também que as comunicações oficiais devam ser necessariamente uniformes, pois qualquer que seja a situação haverá sempre um único comunicador, que é o:

O emprego dos pronomes de tratamento, com base no Manual de Redação da Presidência da República, obedece a uma secular tradição. Assim, nas comunicações dirigidas ao Chefe do Poder Judiciário, a forma correta de tratá-lo deverá ser:

No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência deverá ter a seguinte forma de redação, com base no Manual de Redação da Presidência da República:

O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário. O Manual de Redação da Presidência da República estabelece o emprego de fechos diferentes para as modalidades de comunicação oficial. Assim, para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior, deve-se empregar: