Considerando que se deve construir ou adaptar um espaço físico capaz de atender à guarda de acervos arquivísticos de caráter permanente, julgue os itens seguintes, tendo em vista a preservação e o acesso aos acervos.
As áreas de depósito devem ser vinculadas às áreas de trabalho arquivístico e administrativo.
O arquivista responsável pelo acervo documental do Departamento de Polícia Federal (DPF), em Brasília, localizou uma massa documental, produzida pelo próprio departamento, acumulada nas dependências do órgão.
Considerando essa situação hipotética, julgue os itens que se seguem, de acordo com os princípios arquivísticos e à luz da legislação arquivística em vigor.
Os documentos de caráter intermediário que devem cumprir prazo de guarda serão mantidos nas dependências do DPF ou transferidos ao Arquivo Nacional.
Desde o desenvolvimento da arquivologia como
disciplina, a partir da segunda metade do século XIX, talvez nada
a tenha revolucionado tanto quanto a concepção teórica e os
desdobramentos práticos da gestão ou a administração de
documentos estabelecidos após a Segunda Guerra Mundial. Para
alguns, trata-se de um conceito emergente, alvo de controvérsias
e ainda restrito, como experiência, a poucos países.
José Maria Jardim. O conceito e a prática de gestão de documentos, 1987
Tendo o texto acima como referência inicial, julgue os itens de 61
a 65, a respeito da gestão de documentos aplicada aos arquivos
governamentais.
O nível intermediário de aplicação da gestão de documentos compreende, entre outros elementos, a adoção de programas básicos de elaboração e gestão de formulários, elaboração de sistemas de arquivos correntes e gestão de correspondência e de documentos vitais.
Considerando que se deve construir ou adaptar um espaço físico capaz de atender à guarda de acervos arquivísticos de caráter permanente, julgue os itens seguintes, tendo em vista a preservação e o acesso aos acervos.
Para o armazenamento de fotografias e filmes recomenda-se a localização dos depósitos nas áreas que apresentem os mais baixos índices de temperatura e umidade relativa.
Tendo em vista o planejamento e a implantação de um programa de gestão de documentos em uma instituição, julgue os seguintes itens.
O programa deverá atuar nas seguintes fases da gestão: produção, utilização e destinação de documentos.
Records management e pré-archivage consagraram-se
como dois fenômenos marcantes da época do pós-guerra,
valorizando aspectos fundamentais dos arquivos - até então
pouco considerados pelo modelo historicista surgido com a
Revolução Francesa.
Armando Malheiro Silva et al. In: Arquivística. Teoria e prática de uma
ciência da informação. Porto: Afrontamento, 1999, p. 135 (com adaptações).
Acerca do gerenciamento da informação e da gestão de
documentos aplicada aos arquivos governamentais, julgue os
itens que se seguem.
A preservação da memória institucional e o apoio à administração são os dois objetivos principais da gestão de documentos.
Tendo em vista o planejamento e a implantação de um programa de gestão de documentos em uma instituição, julgue os seguintes itens.
Baseando-se em Schellenberg, o programa deverá estabelecer procedimentos e rotinas para os documentos de arquivo nas três fases do ciclo de vida documental.
Julgue os itens seguintes, relativos à gestão de documentos.
A gestão de documentos refere-se a uma área da administração geral relacionada com a busca de economia e eficácia na produção, manutenção, uso e destinação final de documentos.
No que se refere às atividades englobadas pela gestão documental
na esfera pública, julgue os seguintes itens.
Antes de implantar arquivos ou sistemas de arquivos, estabelecer programas de transferência, recolhimento, microfilmagem, conservação, entre outros, é necessária a elaboração do inventário topográfico, instrumento que permite a análise de informações relativas a quantidade, espécies, gêneros, condições de armazenamento e conservação, taxa de acumulação e frequência de utilização dos documentos.
Constam no acervo de caráter permanente de uma instituição documentos textuais, iconográficos e micrográficos. Considerando o tratamento e o acesso ao acervo, julgue os itens a seguir.
Na organização dos documentos iconográficos, especificamente das fotografias, a organização deverá ser realizada do particular para o geral.
Uma determinada instituição pública acumulou, ao longo dos anos, um acervo arquivístico considerável que ocasionou o esgotamento de sua capacidade de armazenamento. Coube ao diretor da instituição constituir uma equipe de profissionais para proceder à implantação de um programa de gestão de documentos. No depósito, a equipe observou que os documentos ocupavam um volume medindo 4 m de comprimento, 1,80 m de altura e 6 m de largura, sendo que os documentos das atividades-meio estavam misturados aos das atividades-fim. Documentos textuais, projetos, processos, correspondência e balancetes estavam reunidos com livros, mapas, periódicos, Diário Oficial da União e outros. Parte dos documentos estava em caixas de madeira, outros constituíam pacotes amarrados e uma grande parte estava sem invólucro. As caixas contendo os assentamentos individuais dos funcionários inativos estavam amarradas.
Considerando a situação hipotética apresentada, julgue os itens a seguir.
Aplicando-se os prazos previstos na tabela de temporalidade do CONARQ, Resolução n.º 14, com as devidas adaptações, é aconselhável que os assentamentos individuais dos funcionários sejam recolhidos ao arquivo permanente, em função do prazo total de guarda atribuído a essa série documental.
Constam no acervo de caráter permanente de uma instituição documentos textuais, iconográficos e micrográficos. Considerando o tratamento e o acesso ao acervo, julgue os itens a seguir.
Documentos com valor de guarda intermediária não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser preservados pelo próprio órgão detentor.
Com relação ao gerenciamento da informação e à gestão de documentos, julgue os itens subsecutivos.
A existência do arquivo intermediário é justificada pelos altos custos de manutenção dos documentos nos arquivos correntes.
Acerca das funções arquivísticas, julgue os itens a seguir.
As exposições e as visitas guiadas constituem atividades dos programas de difusão dos acervos arquivísticos.
Com base em gestão de documentos, julgue os seguintes itens.
Se os arquivos correntes do TCDF e o arquivo intermediário seguirem as mesmas orientações técnicas e administrativas, emanadas por uma unidade político-administrativa desse órgão, estará configurada uma rede de arquivos do TCDF.
Julgue os itens a seguir, relativos à gestão de documentos.
Para evitar a criação e o aumento do volume de novos documentos em um órgão ou empresa, o arquivista deve desenvolver a fase de utilização e manutenção de documentos, do programa de gestão de documentos.
Julgue os itens a seguir, relativos à gestão de documentos.
A avaliação de documentos, apesar de sua importância em todo o ciclo de processamento do documento arquivístico, não é objeto da gestão de documentos.
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