Questões de Concursos: Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

Um arquivo apresenta o esquema principal a seguir.

Pessoal: Admissão - Demissão - Folha de Pagamento - Promoção - Recrutamento - Seleção.

Esse esquema denota uma classificação por:

O valor mediato, quando atribuído aos documentos de arquivo, equivale ao valor

Uma instituição adota o método dígito-terminal para classificar os prontuários de seus servidores:

1) 001.299 - Hilary Jenkinson

2) 032.699 - Eugenio Casanova

3) 129.129 - T.R. Schellenberg

4) 159.544 - Luciana Duranti

5) 305.218 - Angelika Menne-Haritz

6) 306.818 - Bruno Delmas

7) 588.029 - Paola Carucci

8) 246.344 - Michel Duchein

A adequada ordenação de tais prontuários é:

Em relação aos arquivos intermediários, assinale a opção incorreta.

Julgue os itens abaixo, relativos aos arquivos no âmbito da gestão da informação.

I Os arquivos não podem, por suas características específicas, ser tratados como recurso informacional primário da organização.

II O acesso rápido e eficiente é incompatível com a manutenção da qualidade da informação.

III O arquivo é uma fonte privilegiada, pois registra, prova, testemunha e fala sobre as funções e atividades desenvolvidas pela organização.

IV O arquivo é um recurso estratégico, pois é uma fonte de informação para a tomada de decisão, para a garantia de direitos e deveres e para a produção de novas informações.

Estão certos apenas os itens

As atividades típicas do protocolo não incluem o(a)

Entende-se por notação

No âmbito do gerenciamento da informação e da gestão de documento, as funções realizadas nos arquivos intermediários incluem o(a)

Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às seguintes operações:

I – Inspeção: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada;

II – Ordenação: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação quando solicitado posteriormente;

III – Arquivamento: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.

Quais afirmativas acima estão corretas?