Em sentido amplo, a documentação tem por finalidade reunir e organizar todos os conhecimentos que o homem adquiriu
através dos tempos e, com isso, permitir sua divulgação e utilização, proporcionando o desenvolvimento da ciência e da
tecnologia; a finalidade da documentação, na maioria dos casos, depende da forma como foi organizada e de como é utilizada.
(MEDEIROS, Hernandes, 2004. p. 211.)
a) Para destruir qualquer documento de domínio público, que não serve mais, precisa-se aguardar o período mínimo de um
ano e, ainda, realizar registro em documento próprio.
b) Entende-se por documento qualquer escrito que possa estabelecer determinado fato ou objeto de valor documental, tais
como construções, peças, papéis, filmes, fotografia.
c) A função social da documentação é de auxiliar o planejamento, o estudo, a pesquisa de qualquer campo ou nível, a busca da
história, de fatos, isto é, referência necessária para se tomar decisões e, sobretudo, gerar informação.
d) Na escola, as informações peculiares estão registradas em gêneros (documentos) específicos, tais como livros, ata, históricos
escolares, diários de classe, memorandos, requerimentos, ofícios, Projeto Político-Pedagógico (PPP) da escola, atas de conselho de classe etc.