A gestão de documentos apresenta complexidades maiores do que simplesmente organ...

Questão de Arquivologia da banca Consulplan aplicada no concurso Prefeitura de Nova Iguaçu RJ (2025). Confira a resolução completa abaixo:

Q956264•
Arquivologia•
Definições / Fases da Gestão de Documentos•
Consulplan•
Prefeitura de Nova Iguaçu RJ•
Técnico de Controle Interno•
2025

A gestão de documentos apresenta complexidades maiores do que simplesmente organizar os documentos entre correntes, intermediários e permanentes. Gerir documentos, em sentido mais amplo, significa não só racionalizar e controlar a produção documental e garantir o uso e a destinação adequada, mas, principalmente, assegurar ao governo e ao cidadão acesso pleno às informações contidas neles. Acerca desse tema, as afirmativas a seguir estão corretas, EXCETO:

Um documento não completamente confiável, mas transmitido e preservado sem adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção, pode ser considerado autêntico.

Todo documento é uma fonte de informação como, por exemplo, livros, revistas, jornais, manuscritos, fotografias, gravuras, selos, medalhas, filmes, discos e fitas audiomagnéticas.

A segunda fase da gestão de documentos, a utilização, compreende o controle da produção e da difusão de documentos de caráter normativo e a promoção da eliminação periódica dos documentos que já tenham cumprido os prazos de guarda e não possuam valor secundário.

A eficácia de um programa de gestão de documentos depende da adoção de métodos de classificação e de avaliação, com a aplicação de códigos de classificação e de tabelas de temporalidade e destinação de documentos de arquivo, além da implantação de sistemas de arquivos.

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Assistente Administrativo•
2024

Com relação a estrutura das “FASES”, típicas no processo de documentação em projetos, sabe-se da necessidade de seguir uma sequência para evitar perda de tempo imprevistos em virtude de um mal planejamento e, por consequência, uma má execução. Assinale a sequência correta quanto as fases do processo de documentação:

Planejamento, execução, revisão, publicação, arquivamento

Análise, implementação, avaliação, estruturação, descarte

Revisão, organização, escrita, apresentação

Redação, desenvolvimento, implementação, monitoramento

Tratamento de dados, publicação, planejamento validação, avaliação

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Definições / Fases da Gestão de Documentos•
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2024

De forma simplificada, a bibliografia arquivística afirma que um programa de gestão de documentos é subdividido em três fases ou etapas: produção, utilização e destinação. Nesse sentido, está incorreto o que se afirma em:

Produção de documentos refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.

Na etapa de utilização o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias desnecessárias.

A fase de Utilização de documentos inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos, etc.

A Avaliação e destinação de documentos se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.