A informação arquivística acumulada pelas organizações cumpre ciclo em dois contextos: no ambiente organizacional de sua produção e nas instituições arquivísticas.

A fase da gestão de documentos em que são feitas a análise e a avaliação de documentos acumulados em arquivos é conhecida como preservação de documentos.

Tendo em vista o planejamento e a implantação de um programa de gestão de documentos em uma instituição, julgue os seguintes itens.

Um dos objetivos da gestão é assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa científica.

A gestão da informação é a principal finalidade de um sistema de arquivos, assim indicada na lei que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos, na qual é definida como a administração do uso e circulação de informações orgânicas e não orgânicas, além de seu tratamento técnico arquivístico.

A gestão dos arquivos permanentes faz parte dos objetivos e finalidades de um programa de gestão de documentos.

O objetivo fundamental da avaliação de documentos de arquivo é a eliminação de documentos dispensáveis às atividades institucionais.

Gestão de documentos é o sistema de controle sobre a produção e manutenção de documentos nas fases corrente e intermediária, por meio de registros, listagens, índices e planos de arquivamento.

A gestão de documentos compreende a definição de uma política arquivística, a designação de responsabilidades e o planejamento do programa de gestão.

Julgue o próximo item, referente à gestão documental.

Constituem objetivos da etapa de avaliação de documentos a redução da massa documental e a liberação de espaço físico.

As principais ações da gestão de documentos ocorrem durante o período em que o documento de arquivo apresenta valor primário.

Por meio de um programa em três fases - criação, difusão e acesso; proteção e conservação; classificação e recuperação da informação -, baseado na missão do organismo e integrado na sua política de gestão da informação, é possível que a arquivística contribua com a administração pública.

Com relação à gestão da informação e à gestão de documentos, julgue o item a seguir.

Os instrumentos de avaliação de documentos são a tabela de temporalidade e o plano de destinação.

Acerca da inserção dos documentos digitais em programas de gestão de documentos, julgue os itens subsequentes.

Todos os documentos digitais, por suas características, independentemente da sua natureza arquivística, devem ser incluídos nos programas de gestão de documentos.

A fase de utilização refere-se às atividades de controle, organização e acesso a documentos em fase corrente, incluindo-se arquivamento, recuperação e descarte de documentos e informações.

A gestão de documentos não se aplica a documentos eletrônicos.

A proteção de documentos em caso de um sinistro deve ser feita a partir do desenvolvimento de um programa de documentos essenciais ou vitais, um dos elementos do programa de gestão de documentos.

Na gestão de documentos, as atividades de protocolo, a recuperação de informações e a elaboração de normas de acesso à documentação são desenvolvidas na fase de utilização de documentos.

Acerca de gestão de documentos, julgue o item a seguir.

O arquivamento é o encerramento da tramitação de um documento ou processo, enquanto a ordenação é a aplicação dos prazos de guarda.

A autuação de processos nos órgãos públicos brasileiros é uma atividade exclusiva do setor de protocolo.

Para potencializar os resultados do diagnóstico da situação arquivística, é necessário que se desenvolva esse diagnóstico na fase de produção/criação de documentos do programa de gestão de documentos.