O texto de um documento oficial deve apresentar a seguinte padronização de estrutura, nos casos em que não seja usado para encaminhamento de documentos:

Em um órgão público, um servidor é responsável pela expedição de correspondências e documentos. Durante suas atividades diárias, ele precisa garantir que todos os documentos sejam encaminhados de forma adequada e dentro dos prazos estabelecidos. Considerando as rotinas de expedição, é correto afirmar que:

Se uma correspondência oficial é encaminhada para destinatário que não mais ocupa o cargo, ela deverá ser devolvida ao remetente com justificava da sua devolução.

O processo é autuado pelo protocolo ou por unidade protocolizadora, mas a numeração de documentos incluídos posteriormente deverão ser numerados e rubricados pelo responsável pela inclusão.