A concisão procura evitar excessos linguísticos que nada acrescentam ao objetivo imediato do documento a ser redigido, dispensando detalhes irrelevantes e evitando elementos de subjetividade, inapropriados ao texto oficial.

A impessoalidade, associada ao princípio da finalidade, exige que a redação de um documento seja feita em nome do serviço público e tenha por objetivo o interesse geral dos cidadãos, não sendo permitido seu uso no interesse próprio ou de terceiros.

Clareza e precisão são importantes na comunicação oficial e devem ser empregados termos de conhecimento geral, evitando-se, principalmente, a possibilidade de interpretações equivocadas, como na afirmativa: O Diretor informou ao seu secretário que os relatórios deveriam ser encaminhados a ele.

A linguagem empregada na correspondência oficial, ainda que respeitando a norma culta, deve apresentar termos de acordo com a região e com requinte adequado à importância da função desempenhada pela autoridade a quem se dirige o documento.

Textos oficiais devem ser redigidos de acordo com a formalidade, ou seja, há certos procedimentos, normas e padrões que devem ser respeitados com base na observância de princípios ditados pela civilidade, como cortesia e polidez, expressos na forma específica de tratamento.