A função básica do arquivo é tornar disponível as informações sob guarda no acervo documental e sua finalidade é servir à administração, transformando-se, com o tempo, em base de conhecimento da/para a história.

A função do arquivo é ser cuidado para transforma-se em documento histórico e sua finalidade é manter documentos administrativos bem preservados.

Não há que se falar em função finalidade definidas, uma vez que é inerente à rotina administrativa o recebimento e guarda de documento, servindo o arquivo para fins de organização.

A função do arquivo é servir ao público em geral e sua finalidade encerra quando suas informações foram extraídas, podendo ser descarto de maneira adequada.