Os conceitos e os princípios arquivísticos, reconhecidos internacionalmente, vêm sendo formulados há mais de dois séculos. A história das idéias arquivísticas foi marcada pela busca de soluções dos problemas relativos à organização e descrição de documentos e pelo fato de refletir, em grande medida, a época e o lugar dos autores e os tipos de documentos trabalhados. Julgue os itens a seguir, referentes a conceitos e princípios arquivísticos.

A teoria das três idades tem sido usada para definir os elementos da avaliação documental, enquanto os princípios da proveniência e da ordem original têm servido para definir estratégias de classificação.

Em uma instituição arquivística, foi solicitado aos técnicos de arquivo que verificassem os motivos que levaram ao desaparecimento de documentos de fundamental importância para o acervo, e que indicassem, em relatório formal, as suas conclusões. Após checagem de todo acervo, os técnicos concluíram que, entre os vários problemas enfrentados pelo pessoal do arquivo, o mais usual era a falta do indicador colocado no lugar das unidades ou itens documentais para sinalização da remoção temporária, que, em Arquivística, é denominado guia:

Quanto aos arquivamento de documentos, julgue os itens abaixo.

O método alfanumérico é uma combinação de letras, números e assunto dos documentos.

A organização dos arquivos correntes propicia uma série de benefícios para as instituições. Tais benefícios incluem o(a)

agilização e o aumento da recuperação da informação.

Arquivo pode ser entendido como a guarda sistemática de informações para servir de base para pesquisas futuras. Com relação a esse assunto, julgue os itens que se seguem.

Se, uma das partes de um documento tiver sido atribuído determinado grau de sigilo, nesse caso, todas as demais partes devem receber a mesma classificação.

Com relação à gestão de documentos, julgue os próximos itens.

Utilizando-se a tabela de temporalidade é possível administrar os prazos de guarda e a destinação final dos documentos de arquivo.

A aquisição é uma função arquivística que abrange os procedimentos de

A respeito dos procedimentos corretos na organização de acervos arquivísticos, julgue os itens que se seguem.

Os arquivos devem ocupar-se somente do tratamento técnico dos documentos textuais.

Julgue os próximos itens, referentes ao gerenciamento das informações públicas.

Um documento confidencial datado de 1995 só poderá ser acessado em 2005, pelo público em geral, se desclassificado pela autoridade competente.

Em uma reunião de presidência, o arquivista foi convidado a opinar sobre as novas medidas de racionalização no tratamento dos diversos arquivos que se encontram descentralizados, no âmbito daquela organização. A idéia de centralização dos arquivos levou-o a redimensionar os espaços ora utilizados pelo acervo. Após a reunião, ele chamou sua equipe e a orientou sobre a utilização de uma unidade de medida na determinação da racionalização do novo espaço a ser ocupado pelos documentos na ambiência do novo depósito . Perguntado sobre a adoção de uma unidade de medida para o arquivo, ele informou que adotariam a metragem:

Em um sistema de arquivos,

Devido aos aspectos das mudanças, além das constantes atualizações quanto a pessoal, informática e conhecimentos específicos, as organizações passaram a valorizar ainda mais seu acervo documental. Isso porque é nele que estão inseridos os mais diversos benefícios do conhecimento, bem como a informação propriamente dita. Segundo Cianconi (Informare, 1998), as organizações que não se preocupam em gerenciar seus registros ou assentamentos de informação, visando armazenamento, manutenção e recuperação, tendem a ser pouco competitivas, na medida em que o poder e a eficácia estão relacionados à memória organizacional.

Com referência ao tema do texto acima, julgue os itens que se seguem.

O sistema de qualidade, conforme apresentado nas normas pertinentes, estabelece que, ao longo da cadeia de produção de uma empresa, devem ser definidos procedimentos e responsabilidades para aqueles processos e atividades que afetam a qualidade do produto, e mantidos registros que evidenciem que o processo foi executado conforme estabelecido na documentação. A empresa deve, portanto, estabelecer a devida organização da documentação que contenha os procedimentos, os planos e programas, assim como registros a respeito do ocorrido ao longo da produção.

Em determinado órgão público, os documentos são acumulados nos escritórios e permanecem ali enquanto há espaço e mobiliário para armazená-los. Em seguida, eles são transferidos, sem nenhuma sistemática, para um depósito existente no subsolo do edifício-sede do órgão. Lá, o acondicionamento e o armazenamento não são adequados e a organização dada aos documentos nos escritórios é perdida por causa dessas condições. Cada setor tem autonomia para organizar os seus documentos, ou seja, não há padrão. A eliminação é feita, mesmo que não admitida, sem nenhum critério técnico-científico. Os documentos considerados sem utilidade são descartados. Percebe-se, também, uma quantidade muito grande de cópias de documentos arquivadas, em alguns casos, com os próprios originais.

Acerca da situação hipotética acima, julgue os itens que se seguem.

A elaboração da tabela de temporalidade de documentos é fundamental para o estabelecimento dos arquivos correntes, intermediários e permanentes do órgão público.

A situação arquivística brasileira tem melhorado significativamente nos últimos dez anos. As organizações públicas e privadas têm dado, cada vez mais, um tratamento técnico-científico aos seus arquivos. Mas é comum encontrar ainda arquivos organizados pelo ato de expedição e recebimento, por uma classificação aleatória e por espécies documentais; o excesso de formulários tratando dos mesmos assuntos; a não consideração de documentos técnicos e científicos como de arquivo; eliminações sem critérios ou critérios equivocados; a digitalização de acervos que não foram tratados; a inexistência de preocupações básicas de preservação física dos documentos etc. Sabe-se que a gestão de documentos é um dos principais instrumentos para o tratamento dos arquivos. Julgue os itens subseqüentes, relativos à gestão de documentos.

A complexidade e a abrangência dos governos nacionais são aspectos inibidores que dificultariam a adoção das funções de gestão de documentos pelas instituições arquivísticas.