Segundo Paes (2005), o método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade, razão pela qual pode ser dividido em duas classes, a saber:
O Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública, elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos (2001), sofreu críticas dos profissionais da área porque, entre outros motivos,
DNPM•
Observe as afirmações abaixo sobre a organização de arquivos.
I - A primeira etapa para a organização de um arquivo é o levantamento dos documentos relacionados.
II - A formulação de um plano arquivístico é necessária apenas quando o arquivo é centralizado.
III - Para melhor recuperação dos dados, é imprescindível a utilização de um único método de arquivamento.
Está(ão) correta(s) a(s) afirmação(ões):
Acerca de arquivamento e de procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir.
A solicitação de empréstimo de documentos ao arquivo central poderá ser efetivada mediante a identificação do solicitante, do respectivo setor de trabalho e da data do empréstimo.
A respeito do estudo acerca da classificação de documentos públicos realizado por Schellenberg, julgue os itens seguintes.
Os métodos de classificação são divididos em funcional, organizacional e por assuntos.
FJPF•
O método de arquivamento que apresenta, como vantagens, maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros e, como desvantagem, a duplicidade de pesquisa é o:
Acerca da importância de se garantir autenticidade, credibilidade e acessibilidade às informações arquivísticas e considerando as qualidades e as características fundamentais dos arquivos, referentes tanto aos registros documentais tradicionais quanto aos eletrônicos, julgue os próximos itens. Duas características dos arquivos são diretamente vinculadas. A naturalidade refere-se ao fato de que os registros arquivísticos são acumulados de maneira contínua, progressiva e natural, em função das atividades realizadas pelas instituições, o que lhes atribui uma estruturação e uma coesão espontâneas. A organicidade refere-se à maneira como os arquivos refletem estrutura, funções e atividades da entidade acumuladora. Ambas são embasadas no interrelacionamento dos documentos, que é fundamental para a compreensão de seu significado e para a garantia de sua autenticidade.
Conforme JARDIM (1995), a legislação normalizadora de aspectos interiores e exteriores ao sistema, dos direitos e obrigações de usuários e do patrimônio documental: os arquivos; os documentos, conforme seu ciclo vital; a informação em seu circuito interno (no âmbito da organização produtora) e externo (outros arquivos e centros de informação), são os elementos constitutivos de um:
Em determinado arquivo corrente optou-se pelo método básico alfabético. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas têm sobrenome igual, João Villa-Lobos e Otávio Villa-Lobos. Havia também três pessoas com sobrenome Santos, José dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mesmo arquivo, existiam mais duas pessoas: uma chamava-se Marcelo da Câmara e a outra Juvenal de Almeida. Apareciam também situações de pessoas cujo sobrenome exprimiam graus de parentesco, como Antônio Almeida Neto e Pedro Carvalho Filho. Havia dois autores espanhóis, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Baños Molinero, e dois autores orientais, Li Yutang e Yoshi Matsue.
Observando as regras do método de arquivamento alfabético e a situação hipotética apresentada, julgue os itens que se seguem.
Na situação descrita, deve-se classificar Filho, Pedro Carvalho antes de Neto, Antônio Almeida.
Os arquivos de uma instituição devem ser tratados adequadamente para que as informações neles contidas possam ser recuperadas. Com relação a arquivos, julgue os seguintes itens.
Os documentos podem ser arquivados por ordem geográfica, numérica, alfabética, cronológica ou por assunto.
FCC•
Para legitimar o processo de destruição de documentos de arquivo, recomenda-se a publicação prévia de
A situação arquivística brasileira tem melhorado significativamente nos últimos dez anos. As organizações públicas e privadas têm dado, cada vez mais, um tratamento técnico-científico aos seus arquivos. Mas é comum encontrar ainda arquivos organizados pelo ato de expedição e recebimento, por uma classificação aleatória e por espécies documentais; o excesso de formulários tratando dos mesmos assuntos; a não consideração de documentos técnicos e científicos como de arquivo; eliminações sem critérios ou critérios equivocados; a digitalização de acervos que não foram tratados; a inexistência de preocupações básicas de preservação física dos documentos etc. Sabe-se que a gestão de documentos é um dos principais instrumentos para o tratamento dos arquivos. Julgue os itens subseqüentes, relativos à gestão de documentos.
A gestão de documentos impõe, pelas suas próprias características, a avaliação dos documentos na fase permanente.
Um arquivista de um consulado é convidado a falar sobre uma temática que envolve as questões relativas aos vários significados do denominado "Patrimônio Arquivístico Comum". É então questionado sobre a possibilidade da separação de várias unidades territoriais que constituem o patrimônio arquivístico comum. Em resposta, afirma que as unidades territoriais não podem ser divididas, sob pena do patrimônio perder a sua:
Em 2008 foi inaugurado o Museu do Futebol do Pacaembu, projeto que ocupou área de 6,9 mil metros quadrados embaixo das arquibancadas do estádio, transformando o espaço em algo voltado para os mais diferentes aspectos que cercam a prática, a história e curiosidades do futebol brasileiro e mundial. Sem sombra dúvida, trata-se de um:
Quanto ao gerenciamento da informação, assinale a opção em que todas as atividades apresentadas, referentes a documentos e processos, são de responsabilidade do setor de protocolo.
A tabela de classificação de documentos do CONARQ apresenta para “Outros Assuntos Referentes a Pessoal” o código 029. O código 029.1 corresponde a “Horários de Expediente”, e o código 029.2 corresponde a “Missões Fora da Sede”.
Nessa mesma lógica, a partir de “Missões Fora da Sede”, como ficam codificados, respectivamente, os documentos referentes a: a) “Viagens a Serviço No País”, b) “Viagens a Serviço no Exterior”, “Viagens a Serviço no Exterior sem ônus para a instituição” e “Viagens a Serviço no Exterior com ônus para a instituição”?Arquivo pode ser entendido como a guarda sistemática de informações para servir de base para pesquisas futuras. Com relação a esse assunto, julgue os itens que se seguem.
A organização de arquivos ocorre em várias fases. Na fase de planejamento, é feita a verificação das normas, dos regulamentos, das políticas e da estrutura organizacional da instituição.
A gestão dos documentos públicos deve basear-se no conhecimento arquivístico e na legislação vigente no país. Com base na Resolução n.º 14/2001 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), julgue os seguintes itens.
Os processos de aposentadoria de servidores públicos devem ser guardados por 100 anos, antes de sua eliminação.
De acordo com a teoria arquivística das três idades, a aplicação dos critérios de avaliação deve efetivar-se na fase:
Os dois instrumentos básicos utilizados no procedimento da eliminação de documentos chamam-se: