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Uma determinada instituição pública acumulou, ao longo dos anos, um acervo arquivístico considerável que ocasionou o esgotamento de sua capacidade de armazenamento. Coube ao diretor da instituição constituir uma equipe de profissionais para proceder à implantação de um programa de gestão de documentos. No depósito, a equipe observou que os documentos ocupavam um volume medindo 4 m de comprimento, 1,80 m de altura e 6 m de largura, sendo que os documentos das atividades-meio estavam misturados aos das atividades-fim. Documentos textuais, projetos, processos, correspondência e balancetes estavam reunidos com livros, mapas, periódicos, Diário Oficial da União e outros. Parte dos documentos estava em caixas de madeira, outros constituíam pacotes amarrados e uma grande parte estava sem invólucro. As caixas contendo os assentamentos individuais dos funcionários inativos estavam amarradas.
Considerando a situação hipotética apresentada, julgue os itens a seguir.
Na conversão da metragem cúbica para a metragem linear, com base na média indicada pela tabela internacional publicada pelo Arquivo Nacional, se obterá 518,4 m de documentos na situação mencionada.
O ciclo vital dos documentos compreende as três idades documentais: corrente, intermediária e permanente. Sobre o ciclo vital e suas idades, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.
( ) A ação de recolhimento consiste na passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário, onde aguardarão destinação final.
( ) A teoria das três idades, também conhecida como ciclo vital dos documentos, ganhou expressão a partir da explosão documental pós-Segunda Guerra Mundial.
( ) A transferência é a ação de condução dos documentos ao arquivo permanente.
( ) O recolhimento dos documentos do arquivo corrente para o permanente, assim como ocorre do intermediário para o permanente, é feito por meio da listagem de recolhimento. Assinale a sequência correta.
Durante a fase corrente, os documentos indicam o que tem que ser feito, por quem e por quê. Durante a fase permanente, eles mostram quem fez o quê e por que razão. Usados como ferramentas, indicam até que ponto evoluiu o processo e em que bases podem ser tomadas as próximas decisões. Depois de arquivados, mostram como o processo se desenvolveu e que etapas se seguiram umas às outras.
Na percepção da renomada arquivista alemã Angelika Menne-Haritz, autora do texto acima, o fator distintivo entre o uso primário e secundário dos documentos de arquivo é a mudança de
Com relação à legislação arquivística brasileira, julgue os próximos itens.
A transferência de documentos de valor intermediário e o recolhimento de documentos de valor permanente ao Arquivo Nacional só é possível quando esses documentos estão avaliados, higienizados, organizados e acondicionados, além de acompanhados de instrumento descritivo.
Os documentos chegam, em determinado órgão público instalado em Brasília, de forma variada. Uns são registrados e, em seguida, enviados ao destinatário, outros entram sem nenhum tipo de anotação. Além disso, há aqueles que, atualmente, entram no órgão por meio das tecnologias da informação (fax, correio eletrônico). Cada setor de trabalho organiza seus documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientação e, depois, por falta de espaço físico ou devido ao final do ano civil, esses documentos são transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.
Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens subsequentes, acerca das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito do setor público.
Para a formação de processo em órgãos públicos, deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábeis financeiras ou requeira análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais.
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