Existe uma série de tipos de dados que são importantes para o negócio de uma instituição e que devem ser geridos, uma vez que devem ser vistos como ativos críticos para o sucesso das atividades operacionais e administrativas do negócio. Estes dados incluem, entre outros, os seguintes dados institucionais:

Para a digitalização dos documentos originais na instituição produtora, algumas atividades são previstas em cada parte do processo. Analise as afirmativas a seguir a respeito de algumas dessas atividades e classifique-as em verdadeiro (V) ou falso (F). Em seguida, marque a alternativa correta.
( ) Antes de digitalizar o original, é preciso verificar sua integridade física.
( ) A fim de preparar o original para digitalização, deve-se avaliar seu estado de conservação e garantir sua higienização.
( ) Para digitalizar o original, é necessário autenticar o representante digital por assinatura digital qualificada e utilizar os padrões préexistentes de definição, de tipo de arquivo e de cores no equipamento, independentemente de como forem os documentos originais a serem digitalizados.

Na elaboração de um documento oficial no padrão ofício, é preciso observar a estrutura do documento, formada por algumas partes específicas listadas a seguir, EXCETO:

Os contratos de que trata a Lei nº 14.133/2021 deverão ser regulados pelas suas cláusulas e pelos preceitos de direito público. Supletivamente, os princípios da teoria geral dos contratos e as disposições de direito privado serão aplicados a esses contratos. Marque a alternativa que preenche a lacuna a seguir corretamente a respeito dos contratos administrativos:
“Todo contrato deverá mencionar _________ e os de seus representantes, a finalidade, o ato que autorizou sua lavratura, o número do processo da licitação ou da contratação direta e a sujeição dos contratantes às normas da Lei nº 14.133/2021 e às cláusulas contratuais.”

Sobre as diretrizes para a digitalização de documentos e os procedimentos de registro e controle de informações administrativas, assinale a alternativa correta:

Assinale a alternativa INCORRETA a respeito da anulação, revogação ou convalidação de atos administrativos:

A gestão de documentos implica em acompanhar todo o ciclo vital dos documentos produzidos por um órgão ou entidade. A respeito das fases da gestão de documentos, analise as afirmativas a seguir e, posteriormente, assinale a alternativa correta:
I. Primeira fase – dispersão: esta fase implica em decidir quais documentos e por quanto tempo devem ser mantidos.
II. Segunda fase – utilização: esta fase diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos para o cumprimento de sua função administrativa, assim como de sua guarda, após cessar o trâmite.
III. Terceira fase – extinção: esta fase corresponde à produção dos documentos em razão da execução das atividades de um órgão ou entidade.

Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. A respeito do tema, analise as afirmativas a seguir e, posteriormente, assinale a alternativa correta:
I. Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
II. Consideram-se documentos permanentes aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
III. Consideram-se intermediários os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Em relação ao acesso e sigilo dos documentos públicos, é fundamental compreender o nível de relevância do dado, a fim de assegurar que receba um nível adequado de proteção, conforme seu valor, requisitos legais, sensibilidade e criticidade para a organização.
Assinale a alternativa correta a respeito dos tipos de informação:

O conjunto documental sigiloso deverá ser encaminhado em um envelope lacrado com a indicação do grau de sigilo e identificação do servidor autorizado a receber o documento. Esse envelope será colocado dentro de outro envelope, também lacrado, que deverá ser preenchido normalmente com remetente e destinatário. Em relação ao recebimento de documentos sigilosos, analise os itens a seguir e assinale a alternativa correta:
I. Uma vez recebido o envelope contendo documentos sigilosos pelo destinatário descrito no envelope externo ou seu substituto eventual, será aberto e verificado o grau de sigilo e o destinatário final dos documentos. Caberá ao servidor que abriu o envelope externo lacrá-lo novamente e entregá-lo, em mãos, ao destinatário ou seu substituto eventual.
II. Caso o servidor, na hora da abertura do envelope externo, perceba qualquer violação ao lacre do envelope interno que possa comprometer o sigilo das informações nele contidas, poderá abrir e ler o seu conteúdo, mesmo não sendo o destinatário final, para decidir qual decisão tomar a respeito das informações sigilosas.

Alguns princípios arquivísticos devem ser observados para que a administração pública e as organizações privadas possam tornar acessíveis as informações contidas nos documentos sob sua guarda. Assinale a alternativa correta a respeito desses princípios:

Analise os itens a seguir sobre o conceito de ato administrativo e assinale a alternativa correta:
I. Ato administrativo é a declaração do Estado ou de quem o represente, que produz efeitos jurídicos imediatos, com observância da lei, sob o regime jurídico de direito público e sujeita ao controle pelo Poder Público.
II. Os atos administrativos não são presumidamente verdadeiros e legais. Assim, a Administração tem o ônus de provar que seus atos são legais e a situação que gerou a necessidade de sua prática realmente existiu. Este atributo está presente em todos os atos administrativos.

A organização dos documentos arquivísticos é feita com base no código de classificação, que permite o controle do ciclo de vida de cada documento, e segue, ainda outras regras. Assinale a alternativa que traz uma informação correta a respeito da organização de documentos:

Assinale a alternativa INCORRETA em relação à gestão, manutenção e preservação dos documentos digitalizados: